Na ciência globalizada a troca de emails é parte da rotina de colaborações (em especial internacionais) e projetos multicêntricos. A forma com a qual você se comunica eletronicamente pode depor a favor (ou contra) você.
Seguem 10 dicas aprendidas ao longo dos anos com colegas mais experientes e bem inseridos internacionalmente, e outras aprendidas com o departamento de regulatório do Instituto de Pesquisa do HCor. Essas dicas se referem a comunicações científicas, no contexto da pesquisa em saúde.
1. O ideal é que o seu servidor de e-mail seja um servidor profissional. Internamente no Brasil isso é um problema menor já que estamos acostumados a interagir com colegas de forma profissional usando servidores como gmail, yahoo, uol etc. Mas fora do país esses servidores passam uma impressão de amadorismo. Observe que todos os colegas no exterior usam emails de suas Instituições. Caso seja possível, sempre dê preferência aos servidores profissionais. Ex. @usp, @hcor etc.
2. Não demore a responder um e-mail profissional de um projeto que te interessa. Nem que seja para dizer que "recebeu o e-mail e em breve retorna". O tempo que você leva para responder um e-mail é interpretado como nível de interesse/prioridade no projeto. Se sua intenção é participar mas sem muito empenho, ok, demorar a responder. Mas se seu interesse é alto no projeto e você não é a estrela convidada, então responda rápido.
3. E-mails são documentos. E-mails hoje em dia tem valor de prova. Imagine o seguinte: alguém do time de trabalho envia um documento para validação, você avalia o documento, está tudo ok, não há nada a alterar. O que fazer? Responda que viu o documento e não há nada para alterar. O silêncio não é resposta. Dê ciência.
4. Se o assunto é o mesmo, responda no mesmo fio de e-mails. Manter a organização da caixa de emails sua e de todos é fundamental. Não comece outro e-mail novo para continuar tratando de um assunto aberto em um e-mail anterior. Responda ao e-mail anterior de forma que o assunto fica concentrado naquele e-mail.
5. Se está aguardando uma resposta que não chegou, re-envie o e-mail, relembrando o remetente da sua demanda. Não infrequente ficamos sem receber respostas para uma demanda nossa. Passado um tempo considerado razoável, que varia a depender da hierarquia de poder entre o remetente e o destinatário e da urgência do assunto, você pode e deve mandar uma resposta ao mesmo e-mail enviado lembrando a pessoa da sua demanda - pode ser que a pessoa tenha estado apenas muito ocupada e irá te responder após esse lembrete.
6. O conhecimento do campo semântico (uso correto das palavras de acordo com o significado delas) é fundamental. As vezes uma palavra mal empregada "entrega" a falta de familiaridade com o assunto e pode desanimar seu interlocutor quanto a colaboração a ser estabelecida. Se é um assunto que você não tem muita familiaridade mas não quer perder a oportunidade de pesquisa/colaboração só por isso - ao contrário, você vê como uma oportunidade de crescimento - "dê um google" antes de escrever a sua resposta para se familiarizar melhor com o campo semântico.
7. Revise documentos anexados de forma profissional. Esse ponto merece ser expandido um pouco mais, pois é muito importante.
Se há um documento em anexo ao e-mail para ser revisado por você (por ex. um artigo científico que está sendo escrito de forma colaborativa), há alguns passos básicos a serem seguidos: Revise o documento anexado, dê sua contribuição, mostre seu interesse. Caso não haja nada para editar, responda que revisou e que está ok com o documento, mas não fique em silêncio. Lembra que silêncio não é resposta?
Se está com dificuldade de contribuir, pause, dê uma revisada na literatura, areje a mente, aí retorne, comprometa-se e contribua.
Agora às dicas propriamente ditas quanto à revisão de documentos/artigos:
A. Baixe o documento.
B. Re-nomeie o documento (fundamental!) com o sufixo das suas iniciais ou com a data, e se data, sempre começando pelo ano-mês-dia. Ex: artigoxxx_LKD ou artigoxxx_2020_05_31. Porque? Para não criar confusão sobre qual é a ultima versão. Se você nomeia com a data escrita da forma que sugeri, você SEMPRE encontrará as várias versões do artigo em ordem cronológica na sua pasta. O mesmo não acontece se você nomear dia-mês-ano (certo?).
C. Revise o documento com o modo "alterações marcadas" ligado: quer dizer, o dono do artigo verá onde você mexeu no artigo e pode aceitar ou não as alterações. Lembre de colocar comentários ao longo do texto quando julgar necessário para comunicar ao dono do artigo os seus motivos para as modificações ou dúvidas.
D. Caso você seja o dono (autor principal do artigo) e recebeu seu artigo revisado por co-autores, como fazer? Cabe a você revisar as alterações marcadas feitas e aceitar ou não as alterações, resolvendo-as. Você é a pessoa que vai "des-marcar" o documento, responder a comentários inseridos no texto ou apenas deletar caixas de comentário que não precisarem de resposta. Pode ser que você re-envie para ultima revisão dos co-autores, ou pode ser que você decida seguir com a submissão do documento para a revista científica ou para financiamento ou etc.
8. Se o projeto é seu, lembre-se então que isso significa que é você que estabelece o ritmo de produção, ou seja, é você quem cobra dos colaboradores uma resposta. Caso o colaborador atrasado seja seu orientador, cabe ainda assim a você, fazer com que a revisão do trabalho pelo seu orientador aconteça - se necessário procure-o por outros meios de comunicação, ou marque uma reunião pessoalmente. Lembre-se de já ir preparado com o artigo na mão, pontos que precisam de discussão já definidos, garantindo as condições de que seu artigo receba a devida revisão.
9. Não tem familiaridade com as pessoas copiadas no e-mail? Sempre dê preferência a um tom formal respeitoso - assim não haverá risco de alguém te interpretar mal. Prefira "Prezada Profa. XXX" ou "Cara Dra. YYYYY" ou "Prezada/Cara Sra. ZZZ" em vez do uso do primeiro nome direto, ou uso de apelidos "que todos usam".
10. Estética do e-mail: Escolha bem o título do seu e-mail - pode fazer a diferença entre ele ser lido ou não - prefira títulos mais curtos. Cumprimente seu interlocutor. Mantenha o conteúdo enxuto e objetivo (revise o texto antes de enviar), dê espaço entre os parágrafos, evite frases longas. Se há várias demandas suas, enumere-as, isso facilita seu interlocutor se organizar em responder atendendo-as. Ao final, conclua o assunto e despeça-se fornecendo um deadline ou um "aguardo seu retorno" para ficar claro que há necessidade de resposta. Veja o exemplo abaixo:
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Declaração de conflitos de interesse: nenhum
As opiniões aqui veiculadas representam minha posição pessoal.
Projeto Respira Evidência por Leticia Kawano Dourado